کازیه 3 طبقه پلاستیکی؛ نظم‌دهنده اسناد و مدارک اداری

معرفی کازیه 3 طبقه پلاستیکی

کازیه 3 طبقه پلاستیکی یک نظم‌دهنده رومیزی کاربردی برای نگهداری، تفکیک و مدیریت اسناد، نامه‌ها، فاکتورها، فرم‌ها و برگه‌های روزمره است. وجود سه طبقه مجزا امکان دسته‌بندی مدارک را بهتر از مدل‌های تک‌طبقه و دوطبقه فراهم می‌کند و به همین دلیل برای محیط‌هایی که گردش اسناد بیشتری دارند انتخاب مناسبی است.

این محصول را می‌توان روی میز حسابداری، دبیرخانه، مدیریت، فروش، منابع انسانی، پذیرش، مدارس و آموزشگاه‌ها قرار داد و برای هر طبقه یک کاربرد مشخص تعریف کرد.

یکی از بهترین روش‌های استفاده از کازیه سه‌طبقه ایجاد سیستم:

ورودی → در حال بررسی → انجام‌شده

است. در این حالت فقط با نگاه کردن به محل قرارگیری برگه می‌توان متوجه شد هر سند در چه مرحله‌ای قرار دارد.

مشخصات کازیه 3 طبقه پلاستیکی

نکته: ابعاد دقیق، وزن، نوع پلاستیک، ظرفیت طبقات، رنگ‌بندی و فاصله میان طبقات در عنوان محصول مشخص نشده‌اند؛ بنابراین بهتر است این اطلاعات از روی نمونه واقعی کالا تکمیل شوند.

کازیه 3 طبقه چه کاربردی دارد؟

کازیه برای مدارکی طراحی شده که هنوز در جریان کار هستند و باید روی میز و در دسترس باقی بمانند.

در مدل سه‌طبقه می‌توان مدارک را به سه گروه مستقل تقسیم کرد.

مثلاً:

طبقه اول: اسناد جدید

طبقه دوم: در حال بررسی

طبقه سوم: انجام‌شده

این سیستم به‌خصوص در محیط‌هایی که چند مرحله برای بررسی مدارک وجود دارد بسیار کاربردی است.

سه طبقه؛ سه مرحله کاری

یکی از بهترین کاربردهای کازیه سه‌طبقه، تبدیل آن به یک سیستم ساده مدیریت کارهای کاغذی است.

فرض کنید یک فاکتور وارد واحد حسابداری می‌شود.

ابتدا در طبقه:

ورودی

قرار می‌گیرد.

پس از شروع بررسی به:

در حال انجام

منتقل می‌شود.

پس از ثبت و تکمیل فرآیند نیز داخل:

انجام‌شده

قرار می‌گیرد.

در پایان روز یا هفته، اسناد انجام‌شده از کازیه خارج و وارد زونکن یا آرشیو می‌شوند.

در نتیجه کازیه تبدیل به چیزی بیشتر از یک جای کاغذ ساده می‌شود.

مناسب میز حسابداری

حسابداری یکی از محیط‌هایی است که کازیه سه‌طبقه در آن کاربرد زیادی دارد.

برای مثال می‌توان سه طبقه را به این شکل تعریف کرد:

روش دیگر:

خرید / فروش / بانک

است.

انتخاب سیستم مناسب به فرآیند کاری واحد حسابداری بستگی دارد.

مناسب دبیرخانه

دبیرخانه‌ها روزانه با نامه‌ها و مکاتبات مختلف سروکار دارند.

یک روش پیشنهادی:

وارده → ارجاع‌شده → تکمیل‌شده

است.

یا می‌توان سه طبقه را به:

نامه‌های وارده

نامه‌های صادره

مدارک نیازمند پیگیری

اختصاص داد.

با این روش، مدارک مختلف روی یکدیگر جمع نمی‌شوند.

مناسب واحد فروش

در واحد فروش می‌توان کازیه سه‌طبقه را براساس مراحل سفارش تنظیم کرد.

مثلاً:

سفارش جدید

↓

در حال پیگیری

↓

تکمیل‌شده

کارشناس فروش با یک نگاه می‌تواند متوجه شود چه تعداد پرونده کاغذی هنوز نیازمند اقدام هستند.

مناسب میز مدیریت

روی میز مدیر معمولاً نامه‌ها، قراردادها، گزارش‌ها و فرم‌هایی قرار می‌گیرند که باید بررسی یا امضا شوند.

سه طبقه می‌توانند به این شکل تقسیم شوند:

نیازمند بررسی

نیازمند امضا

انجام‌شده

در نتیجه مدارک جدید با اسنادی که قبلاً بررسی شده‌اند مخلوط نمی‌شوند.

مناسب منابع انسانی

واحد منابع انسانی نیز با فرم‌ها و پرونده‌های کاغذی مختلف سروکار دارد.

کازیه سه‌طبقه می‌تواند برای گردش فرم‌های روزمره مانند:

• درخواست‌های اداری

• فرم‌های مرخصی

• فرم‌های مأموریت

• مدارک جدید

• فرم‌های نیازمند تأیید

• مدارک آماده بایگانی

استفاده شود.

برای اسناد محرمانه یا حاوی اطلاعات شخصی، باید الزامات امنیتی و روش نگهداری سازمان رعایت شود و کازیه باز لزوماً محل مناسبی برای نگهداری طولانی‌مدت آن‌ها نیست.

مناسب میز منشی و پذیرش

در قسمت پذیرش می‌توان سه طبقه را به:

فرم خام

فرم تکمیل‌شده

مدارک آماده تحویل

اختصاص داد.

این روش برای دفاتر خدماتی، آموزشگاه‌ها و محیط‌هایی که مراجعه‌کننده فرم‌های کاغذی تکمیل می‌کند کاربردی است.

مناسب مدارس و آموزشگاه‌ها

کازیه 3 طبقه پلاستیکی برای مدارس و مراکز آموزشی نیز قابل استفاده است.

معلم می‌تواند سه طبقه را برای:

تکالیف جدید

در حال تصحیح

تصحیح‌شده

در نظر بگیرد.

همچنین می‌توان داخل آن برگه‌های تمرین، آزمون، فرم‌های ثبت‌نام، اطلاعیه‌ها و جزوات را دسته‌بندی کرد.

استفاده بهتر از فضای عمودی میز

اگر سه دسته کاغذ را مستقیماً روی میز قرار دهید، هرکدام بخشی از سطح میز را اشغال می‌کنند.

کازیه سه‌طبقه این دسته‌ها را روی سه سطح عمودی قرار می‌دهد.

در نتیجه بخش بیشتری از سطح میز برای:

لپ‌تاپ یا مانیتور

کیبورد

ماشین حساب

دفتر

لوازم نوشتاری

و سایر تجهیزات آزاد می‌ماند.

مزیت ساختار پلاستیکی

این محصول از نوع کازیه پلاستیکی است.

ساختار پلاستیکی معمولاً برای استفاده رومیزی و جابه‌جایی روزمره مناسب است؛ اما میزان مقاومت واقعی محصول به عواملی مانند:

• نوع پلاستیک

• ضخامت قطعات

• طراحی سینی‌ها

• کیفیت اتصالات

• ساختار پایه‌ها

بستگی دارد.

به همین دلیل بدون اطلاعات تولیدکننده بهتر است از عباراتی مانند «نشکن»، «ضدضربه» یا «تحمل وزن بالا» در مشخصات محصول استفاده نشود.

کازیه 3 طبقه یا 2 طبقه؟

تفاوت اصلی در تعداد گروه‌هایی است که می‌توانید هم‌زمان مدیریت کنید.

اگر فقط سیستم ورودی / خروجی می‌خواهید، دو طبقه کافی است.

اما اگر مدارک شما مراحل مختلفی مانند جدید / در حال انجام / انجام‌شده دارند، مدل سه‌طبقه انتخاب کاربردی‌تری است.

کازیه پلاستیکی یا فلزی؟

هر دو برای نظم‌دهی اسناد استفاده می‌شوند، اما ویژگی‌های متفاوتی دارند.

برای انتخاب بهتر باید کیفیت ساخت نمونه واقعی، فضای میز و نوع مصرف را در نظر گرفت.

تفاوت کازیه و زونکن

کازیه و زونکن دو مرحله متفاوت از مدیریت اسناد را پوشش می‌دهند.

کازیه

برای اسناد جاری و مدارکی که هنوز باید بررسی یا پردازش شوند.

زونکن

برای اسناد تکمیل‌شده که باید بایگانی شوند.

یک سیستم خوب می‌تواند به این شکل باشد:

دریافت سند → کازیه → بررسی → ثبت → زونکن → بایگانی

به این ترتیب میز کار تبدیل به محل انباشته شدن اسناد قدیمی نمی‌شود.

کازیه و دیوایدر چه تفاوتی دارند؟

کازیه اسناد را روی میز به گروه‌های کلی تقسیم می‌کند.

دیوایدر اسناد را داخل زونکن یا کلاسور به بخش‌های جزئی‌تر تقسیم می‌کند.

مثلاً:

کازیه: اسناد آماده بایگانی

↓

زونکن: حسابداری سال 1405

↓

دیوایدر: فروردین، اردیبهشت، خرداد و...

در نتیجه این محصولات مکمل یکدیگر هستند.

چه مدارکی را می‌توان داخل کازیه قرار داد؟

بسته به ابعاد داخلی طبقات می‌توان از کازیه برای نگهداری مواردی مانند:

• فاکتور

• پیش‌فاکتور

• نامه

• فرم

• گزارش

• برگه سفارش

• پرینت

• جزوه

• اسناد حسابداری

• برگه‌های آموزشی

• مدارک آماده امضا

• اسناد آماده بایگانی

استفاده کرد.

آیا کازیه برای کاغذ A4 مناسب است؟

از آنجا که ابعاد دقیق این مدل در اطلاعات فعلی مشخص نشده، بهتر است سازگاری با A4 براساس نمونه واقعی بررسی شود.

اگر کاغذ A4 با ابعاد 210 × 297 میلی‌متر بدون خم شدن داخل طبقات قرار می‌گیرد، حتماً ویژگی:

«مناسب اسناد و کاغذ A4»

را به مشخصات محصول اضافه کنید؛ این عبارت برای مشتری اداری بسیار مهم است.

یک سیستم پیشنهادی برای میز کار

اگر نمی‌دانید هر سه طبقه را چگونه استفاده کنید، این مدل تقریباً برای اکثر کارهای اداری جواب می‌دهد:

طبقه اول — ورودی

هر سند جدید مستقیماً اینجا قرار بگیرد.

طبقه دوم — در حال انجام

مدارکی که کارشان شروع شده اما هنوز تمام نشده است.

طبقه سوم — خروجی

مدارکی که کارشان تمام شده و باید تحویل یا بایگانی شوند.

قانون مهم این است که هیچ کاغذی خارج از این سیستم روی میز رها نشود.

استفاده از لیبل برای هر طبقه

برای اینکه چند نفر بتوانند از یک سیستم مشترک استفاده کنند، بهتر است روی هر طبقه برچسب قرار دهید.

مثلاً:

ورودی

در حال بررسی

انجام‌شده

این کار به‌خصوص در دبیرخانه، حسابداری و میزهای مشترک مفید است.

مناسب تجهیز میز اداری

کازیه سه‌طبقه می‌تواند همراه با سایر تجهیزات اداری استفاده شود.

برای مثال:

کازیه + پانچ + منگنه + پایه چسب + ماشین حساب + جای قلم

برای میز اداری.

و:

کازیه + ماشین حساب + پانچ + دیوایدر + زونکن

برای میز حسابداری.

این ترکیب هم اسناد جاری و هم مدارک آماده بایگانی را پوشش می‌دهد.

خرید کازیه 3 طبقه برای شرکت

در سفارش تعدادی بهتر است قبل از خرید مشخص شود چه میزهایی واقعاً به سه طبقه نیاز دارند.

معمولاً:

حسابداری

دبیرخانه

فروش

مدیریت

منابع انسانی

پذیرش

مصرف بیشتری دارند.

برای خرید تعداد بالا، بررسی ابعاد محصول و فضای موجود روی میزها قبل از سفارش اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

نکات مهم هنگام خرید کازیه 3 طبقه پلاستیکی

تعداد طبقات

این محصول دارای 3 طبقه است.

جنس

ساختار آن پلاستیکی است.

ابعاد کلی

طول، عرض و ارتفاع کازیه را با فضای میز مقایسه کنید.

ابعاد داخلی طبقات

برای استفاده با A4، ابعاد داخلی هر سینی اهمیت دارد.

فاصله طبقات

فاصله مناسب باعث دسترسی راحت‌تر به برگه‌های داخل هر طبقه می‌شود.

کیفیت پلاستیک

ضخامت، انعطاف و کیفیت قطعات را در نمونه واقعی بررسی کنید.

اتصالات

در مدل‌های چندطبقه، نحوه اتصال طبقات و پایه‌ها یکی از قسمت‌های مهم محصول است.

رنگ‌بندی

اگر محصول در چند رنگ عرضه می‌شود، بهتر است رنگ‌های واقعی در صفحه محصول نمایش داده شوند.

مزایای کازیه 3 طبقه پلاستیکی

• دارای سه طبقه مجزا

• ساختار پلاستیکی

• مناسب نظم‌دهی میز کار

• مناسب تفکیک اسناد

• مناسب گردش سه‌مرحله‌ای مدارک

• استفاده بهتر از فضای عمودی

• مناسب حسابداری

• کاربردی برای دبیرخانه

• مناسب فروش

• مناسب مدیریت

• کاربردی برای منابع انسانی

• مناسب پذیرش

• قابل استفاده در مدرسه و آموزشگاه

• مناسب نگهداری فاکتور و فرم

• دسترسی سریع به اسناد روزمره

• مناسب شرکت و سازمان

سوالات متداول

کازیه 3 طبقه پلاستیکی چه کاربردی دارد؟

برای نگهداری و تفکیک اسناد، فاکتورها، نامه‌ها، فرم‌ها و سایر برگه‌های مورد استفاده روی میز کار مناسب است.

چند طبقه دارد؟

این محصول دارای سه طبقه مجزا است.

جنس کازیه چیست؟

این مدل از نوع کازیه پلاستیکی است.

آیا برای حسابداری مناسب است؟

بله. می‌توان طبقات را به اسناد جدید، در حال بررسی و آماده بایگانی اختصاص داد.

آیا برای کاغذ A4 مناسب است؟

برای اعلام قطعی باید ابعاد داخلی نمونه واقعی بررسی شود. اگر A4 بدون خم شدن در طبقه قرار می‌گیرد، این ویژگی را در مشخصات محصول درج کنید.

کازیه 2 طبقه بهتر است یا 3 طبقه؟

اگر دو گروه اصلی از اسناد دارید، مدل دوطبقه کافی است. اگر به سه گروه یا سه مرحله کاری نیاز دارید، مدل سه‌طبقه کاربرد بیشتری دارد.

آیا پلاستیک آن نشکن است؟

از عنوان محصول نمی‌توان چنین ویژگی‌ای را تأیید کرد. فقط در صورت اعلام سازنده یا بررسی مشخصات واقعی محصول از عبارت «نشکن» استفاده کنید.

بلاگری محصول؛ سه طبقه، سه مرحله، صفر کاغذ سرگردان!

روی خیلی از میزهای کاری یک منطقه خاص وجود دارد: کنار مانیتور!

هر برگه‌ای که فعلاً تکلیفش معلوم نیست، همان‌جا گذاشته می‌شود. فاکتور جدید، نامه‌ای که باید امضا شود، گزارش دیروز و فرمی که کارش تمام شده، همه روی هم.

کازیه 3 طبقه پلاستیکی می‌تواند همین شلوغی را به یک جریان کاری ساده تبدیل کند.

فقط سه قانون تعریف کنید:

طبقه اول → جدید

طبقه دوم → در حال انجام

طبقه سوم → انجام‌شده

حالا هر کاغذ دقیقاً یک وضعیت دارد.

فاکتور جدید وارد طبقه اول می‌شود. وقتی حسابدار شروع به ثبت آن کرد، به طبقه دوم می‌رود. بعد از تکمیل کار، در طبقه سوم قرار می‌گیرد و در پایان به زونکن منتقل می‌شود.

همین سیستم را می‌توان برای نامه‌های دبیرخانه، سفارش‌های فروش، فرم‌های پذیرش یا تکالیف دانش‌آموزان اجرا کرد.

مزیت سه طبقه این است که به‌جای اشغال سه قسمت مختلف میز، از ارتفاع استفاده می‌کنید و در عین حال هر دسته از اسناد مستقل باقی می‌ماند.

اگر حجم کاغذ روی میزتان از یک سیستم ساده «ورودی/خروجی» بیشتر شده، کازیه سه طبقه پلاستیکی انتخاب کاربردی‌تری برای مدیریت اسناد روزانه است.